Les commissions : missions et orientations

Le rôle des commissions

Rappelons que ces commissions dont le conseil municipal détermine librement le champ de compétences (finances, personnel, bâtiments et travaux, culture, sports, …) ne peuvent qu’émettre des avis qui seront présentés à l’assemblée délibérante à l’occasion du vote des délibérations portant sur les affaires concernées. Cette compétence purement consultative ne peut prendre la forme d’une décision qui se substituerait aux délibérations du conseil municipal, seules instances habilitées à décider au nom de la commune.

L’article L.2121-22 du Code générale des collectivités territoriales (CGCT) prévoit la possibilité pour les conseils municipaux de créer en leur sein des commissions municipales destinées à améliorer le fonctionnement du conseil municipal dans le cadre de la préparation des délibérations.
Elles sont constituées en règle générale pour la durée du mandat municipal mais peuvent être créées pour une durée limitée pour l’examen d’une question particulière.

Leur rôle se limite à l’examen préparatoire des affaires et questions qui doivent être soumises au conseil municipal. Ces commissions municipales sont des commissions d’étude.
Elles émettent de simples avis et peuvent formuler des propositions mais ne disposent d’aucun pouvoir propre, le conseil municipal étant le seul compétent pour régler, par ses délibérations, les affaires de la commune.

Aucune disposition législative ou réglementaire n’apporte de précisions sur l’organisation de leurs travaux. Il revient au conseil municipal de fixer, le cas échéant dans le règlement intérieur du conseil, les règles de fonctionnement des commissions municipales.

Sans que la consultation de ces commissions ne puisse lier le conseil municipal dans ses décisions, le règlement intérieur peut ainsi prévoir une consultation préalable obligatoire sauf décision contraire du conseil municipal, les conditions de transmission aux membres de la commission des informations nécessaires permettant d’éclairer leurs travaux, ou encore la nécessité de la remise d’un rapport qui sera communiqué au conseil municipal.

Aucune disposition n’exclut à cet égard la possibilité de désignation d’un rapporteur, étant précisé qu’en application de l’article L.2122-22 précité, le maire préside ces commissions qui désignent elles-mêmes un vice-président.

C’est dans les commissions qu’intervient le travail de fond des élus. Celui-ci se compose de réunions où des propositions concrètes sont étudiées. Une fois finalisées, elles sont soumises à la discussion et au vote du conseil municipal. Les adjoints au maire sont responsables de la commission correspondant à leur délégation.

Les Responsables de Pôle participent aux travaux des commissions dans leur domaine de compétence. Ils préparent et animent les réunions des commissions en lien avec l’élu référent : Convocation, note de synthèse, présentation, compte-rendu. L’ordre du jour est rédigé avec l’élu référent avec co-signature du Maire et de l’adjoint au Maire en charge de la commission.

Le rôle des responsables de pôle

Les Responsables de pôle sont des personnes « ressource » auprès des élus dans leur domaine de compétence. Ils conseillent, alertent, analysent les besoins, évaluent les projets et mettent à profit leurs compétences en gestion de projets (diagramme Ishikawa, SWOT, analyse financière) pour aider les élus à prendre les décisions.
Par leur expertise, ils participent à la transmission des savoirs et à la co-construction des projets.

L’organisation des commissions

Le Maire préside la 1ère réunion de chaque commission. En premier lieu, il convient de procéder à l’élection d’un(e) vice-président(e) (en principe l’adjoint en charge de la commission). Dès l’élection du Vice-Président(e), Il ou elle préside la séance et fait vivre la commission (convocation, animation de la commission…) avec le soutien du DGS et du Responsable de pôle nommé à l’organigramme.

La méthodologie de la 1ère réunion

  • Introduction par le Maire
  • Rappel des orientations / missions de la commission
  • Election du vice-président(e)
  • Parole laissée au vice-président(e) pour l’ordre du jour et le déroulé

Les méthodes de travail :

  • Prévoir un ordre du jour à chaque commission (privilégier les convocations par mail)
  • En amont, préparation des sujets à traiter par le Responsable de pôle sous la forme d’une note de synthèse ou une présentation PowerPoint ou autre support
  • Compte-rendu synthétique de la réunion (présents, ordre du jour, relevé de propositions) par le Responsable de Pôle avec l’appui de l’adjoint en charge de la commission selon un modèle type
  • Partage des comptes rendus avec l’ensemble du Bureau et des Responsables de Pôles

.

1- Enfance-Jeunesse-Scolaire

Responsable de pôle : Thierry MALATESTA
Adjointe aux affaires scolaires : Vanessa BIRAUD
Adjointe à l’enfance-Jeunesse : Céline GARNIER
Directrice générale des services : Estelle LACAYRELLE
Présidente : Patricia ROUXEL, Maire

.

Mission : La commission Enfance-Jeunesse-Scolaire veille au bon fonctionnement des écoles. Elle est le lien entre la municipalité, les équipes éducatives et les parents d’élèves.
Elle a pour mission de définir des projets, actions, opérations susceptibles d’améliorer la qualité de la vie
des enfants/adolescents.
Elle veille au bon entretien des bâtiments scolaires en lien avec la commission Travaux et assure le service de restauration scolaire. Elle définit le soutien logistique ou financier des projets pédagogiques et des animations (Fêtes de l’Ecole). Elle prépare les cahiers des charges et les consultations pour la réalisation de travaux importants. Elle travaille sur la mise en place d’outils informatiques afin de faciliter les démarches d’inscription et de paiement de la restauration scolaire notamment.

Orientations Restauration Scolaire :
Coordinateur Restauration : David PELLOQUIN
Manger bon, bio et local
Gestion de la politique tarifaire
Politique d’approvisionnement en circuits courts
Refonte du règlement de service et de la charte de bonne conduite
Plan de maitrise sanitaire
Règles pour l’accueil d’un enfant bénéficiant d’un PAI
Suivi des travaux d’entretien courant des locaux et du matériel des restaurants scolaires
Application de la Loi Egalim : 50% de produits de qualité et durables, dont au moins 20% de produits biologiques, la diversification des sources de protéines, substitution des plastiques, lutte contre le gaspillage alimentaires et dons, programme « Fruits et lait dans les écoles »
Etude d’une reprise de la fabrication sur site de la restauration des écoles de Mougon
Etude de la création d’un potager communal pour l’approvisionnement en légumes des restaurants en lien avec la commission environnement

Orientations affaires scolaires :
Définition de la carte scolaire, dérogations
Harmonisation des services et tarifs : transports, garderie, dotations aux écoles
Elaboration de la Charte des ATSEM
Révision des règlements de services
Guide des démarches et procédures pour les enseignants
Programmation des investissements informatiques
Suivi des travaux d’entretien des bâtiments scolaire en lien avec la commission Travaux
Gestion des groupements d’achat des fournitures scolaire
Place de l’enfant en situation de handicap (Etat des lieux des locaux, dispositifs d’accueil, personnes ressources)

Orientations enfance-jeunesse :
Organisation des temps d’activité périscolaire
Elaboration d’un catalogue d’activités avec les associations partenaires, tarifs
Suivi du Projet Educatif de Territoire et Contrat de Territoire Education Artistique et Culturelle
Convention Territoriale Globale en substitution de Contrat Enfance Jeunesse
Suivi de l’étude programmation d’un nouveau centre de loisirs sans hébergement
Mise en place d’un Conseil municipal des enfants et des jeunes.

.

2- Vie associative, Culture, Animations, Sports

Responsable de pôle : Stéphanie de RUFFRAY
Adjoint à la Vie associative, Culture, Sports : Patrick TROCHON
Conseiller déléguée à l’animation : Didier MAGNE
Directrice générale des services : Estelle LACAYRELLE
Présidente : Patricia ROUXEL, Maire

Mission : La commission Vie associative, sports, culture, animations a pour mission de favoriser le développement de la vie locale notamment en soutenant la vie associative. Elle définit la politique de soutien aux associations et instruit les dossiers de demande de subvention et/ou de soutien logistique et technique. Elle détermine les conditions d’utilisation et de réservation des salles communales ; Elle veille au suivi du bon entretien des ERP et des équipements en lien avec la commission Travaux. Elle participe à la définition des besoins de renouvellement et d’investissements. Elle travaille à la définition d’une politique culturelle communale et d’éducation sportive. Elle participe à l’étude pour la création d’un équipement sportif communal, à l’amélioration, la réhabilitation des équipements sportifs existants. Elle définit les moyens d’actions pour encourager la pratique sportive et culturelle.

Orientations Vie associative :
Recensement des activités associatives pour élaboration d’un catalogue d’activités
Suivi la charte associative et politique de soutien aux associations (aides financière, en nature, communication…)
Attribution des subventions aux associations
Fixation des tarifs de locations des salles et équipements
Création d’un forum des associations

Orientations Politique Sportive :
Etat des lieux des bâtiments et équipements de loisirs en plein air (terrains de tennis, terrains multisports…), diagnostic, programme de travaux, investissements
Etude de la création d’un équipement sportif communal et de réhabilitation de bâtiments communaux
Définition des moyens d’actions pour encourager la pratique sportive : Pass’Sport en lien avec le CCAS
Encourage l’émergence d’idées citoyennes et des jeunes en particulier pour la pratique sportive

Orientations Politique Culturelle :
Recensement des activités culturelles pour élaboration d’un programme annuel
Définit les moyens d’actions pour encourager la pratique culturelle : pass’culture, création d’une école de musique, chorale….
Participe à l’élaboration d’un programme d’actions et des animations dans les bibliothèques
Suivi des travaux d’entretien et d’aménagement des bibliothèques en lien avec la commission Travaux

.

3- Finances / Budget / Fiscalité

Responsable de pôle : Natacha LABOSSAY
Directrice générale des services : Estelle LACAYRELLE
Présidente : Patricia ROUXEL, Maire

.

.

Missions : La commission Finances / Budget / Fiscalité a pour rôle de proposer au Conseil municipal la politique fiscale de la commune. Elle prépare les budgets et le débat d’orientation budgétaire, rend compte sur les comptes administratifs et fixe le plan pluriannuel d’investissements. Elle analyse les coûts de revient et propose des solutions de groupements d’achats ou de révision des marchés.

Orientations :
Préparation du Débat d’orientation budgétaire
Préparation des budgets
Analyse des documents budgétaires (comptes administratifs) et analyse financière
Politique fiscale (taxes ménages, taxe d’aménagement, taxe sur cession de terrain…, politique d’abattement)
Plan pluriannuel d’investissements
Economat

.

4- Ressources Humaines, administration générale

Responsable de pôle : Pascale GAILLARD
Adjointe aux ressources humaines : Evelyne THIBAULT
Conseiller délégué aux ressources humaines : François GOMES
Directrice générale des services : Estelle LACAYRELLE
Présidente : Patricia ROUXEL, Maire

Mission : La commission Ressources Humaines traite toutes les questions liées à la gestion du personnel.
Elle veille au développement du dialogue social et au bon fonctionnement des instances (Comité Technique, CHSCT). Elle participe à la réflexion sur la prévention, l’organisation du travail, le bien être des agents, la formation (y compris la formation des élus). Elle est force de proposition quant aux besoins de recrutement. Elle veille à favoriser l’intégration des jeunes par la mise en œuvre du service civique ou du dispositif argent de poche.
La commission Ressources Humaines propose des actions en direction du personnel et des élus pour encourager l’esprit d’équipe et de coopération.
En matière d’administration générale, elle veille à la qualité du service à la population et propose toutes suggestions d’amélioration du service (protocole d’accueil du public, protocole de célébrations des mariages, baptêmes civil, PACS etc.).
Veille au déploiement d’une démarche éco-responsable dans tous les services

Orientations Ressources Humaines :
Mise en place d’un règlement intérieur et RIFSEEP
Suivi de la carrière des agents, tableau d’avancement de grade
Suivi des contrats de prévoyance santé
Suivi du document unique et des actions de prévention et de promotion de la santé
Travaux préparatoires des réunions aux instances sociales
Reclassement des agents, accompagnement des agents en situation de handicap
Protocole d’accueil des stagiaires et d’intégration des nouveaux agents
Mise en place du service civique et du dispositif « Argent de poche »
Définition d’actions de team building (agents et élus)
Organise les cérémonies de vœux aux agents
Orientations Administrations générales :
Propositions en matière d’archivage
Modernisation, numérisation de l’Etat Civil
Préparation des élections et organisation des bureaux de vote
Affichage numérique
Horaires d’accueil du public
Protocoles divers

.

5- Travaux Voirie-Bâtiments-IOP

Responsable de pôle : David DALLET
Adjoint aux travaux : Pierre RIVAULT
Ajointe à l’accessibilité : Christine BOURDIER
Conseiller délégué aux réseaux : Fernando TEXIER
Président déléguée réseaux eau, assainissement :
Directrice générale des services : Estelle LACAYRELLE
Présidente : Patricia ROUXEL, Maire

Mission : La commission Travaux-Voirie-Bâtiments veille à l’entretien des voiries et réseaux existants. Elle détermine les travaux de réfection de la voirie selon un programme pluriannuel d’entretien, gère la signalétique, lance les marchés et groupements d’achat (PATA, enrobé, campagne d’élagage, broyage, curage des fossés, busage…). En relation avec la commission urbanisme, elle détermine les travaux d’aménagement et d’amélioration des centres bourgs.
Elle veille à l’entretien et à la mise aux normes (sécurité-incendie, accessibilité) des bâtiments communaux et aux renouvellements des équipements en lien avec la commission enfance / jeunesse et à la Vie associative. Elle définit un programme pluriannuel des travaux d’entretien et de maintenance. Elle suit les chantiers de travaux en lien avec les maitres d’œuvres.

Orientations :
Inventaire des bâtiments communaux, état des lieux, diagnostic
Inventaire de la voirie communal, état des lieux, diagnostic, classement
Suivi des Adap’ et programmation des travaux d’accessibilité
Définition d’un programme pluriannuel d’entretien la voirie et des bâtiments communaux
Etude des aménagements de sécurité, priorisation
Suivi des Appels d’offres et des Marchés de travaux
Suivi travaux d’aménagements, de réhabilitation de bâtiments, de construction d’équipement public
Suivi des commissions d’accessibilité, de sécurité, incendie et des travaux de mises aux normes des salles
communales et équipements de loisirs
Suivi des contrôles de sécurité annuels des équipements
Participe à la définition d’un plan de circulation
Participa à l’élaboration d’un règlement de voirie
Etudie les propositions d’effacement de réseaux
Etudie des demandes d’intégration de voirie privée dans le domaine public
Etude pour la création d’un nouveau centre technique municipal

.

6- Communication & Information

Responsable de pôle : Stéphanie de RUFFRAY
Adjoint à la communication : Emilien DIDIER
Conseillère déléguée à la publication : Laurie Zapata
Directrice générale des services : Estelle LACAYRELLE
Présidente : Patricia ROUXEL, Maire

Mission : La commission a pour mission d’informer au mieux la population sur les évènements et les manifestations se déroulant sur son territoire. Elle diffuse et relaie auprès des habitants l’activité municipale, la vie associative et les informations pratiques liées à la vie quotidienne. Elle propose et conçoit les outils de communications (site internet, gestion des réseaux sociaux, page Wikipédia, bulletin municipal, signalétique…) visant à assurer la promotion de la commune et des actions communales.
Elle propose des actions de communication ciblée en rapport avec des sujets spécifiques ;

Orientations :
Assure la promotion du projet politique municipal et des actions des élus
Informe la population aigondignoise des différents évènements et animations
Participe à la notoriété des acteurs associatifs et économiques et à la promotion de leur action sur le territoire communal.
Participe à l’amélioration et au développement des outils de communication quel qu’ils soient
Participe à la définition des orientations des publications communales
Veille au développement du numérique et à son accessibilité
Suivi des marchés relatifs à la communication et propositions budgétaires
Rédaction des bulletins municipaux
Rédaction de contenus divers en lien avec le service communication
Participe à l’élaboration de guides visant la promotion de la commune
Prépare les cérémonies annuelles de vœux à la population et les supports de présentation
Veille à favoriser l’expression et la participation citoyenne

.

7- Environnement, Fleurissement et Biodiversité

Responsable de pôle : David DALLET
Coordinateur en charge du fleurissement : Ludovic CARPENTIER
Adjoint aux espaces verts, fleurissement, gestion des cimetières : Alain COUSSET
Adjointe à la Biodiversité : Arlette LEBARS
Conseillère déléguée spéciale à la valorisation des chemins de randonnées : Karine DAGUTS
Adjointe à la création d’un marché de producteurs locaux / Relations commerces de proximité / Economat : Lysiane LECULLIER
Directrice générale des services : Estelle LACAYRELLE
Présidente : Patricia ROUXEL, Maire

Mission : La commission Environnement, fleurissement, biodiversité participe à la définition d’actions/opérations visant notamment la valorisation du patrimoine bâti et naturel et le développement des liaisons douces de la commune. Elle gère les questions relatives aux espaces verts communaux et à la gestion des cimetières communaux. Elle veille à la préservation et la valorisation des zones remarquables de la commune.

Orientations :
Recensement des espaces verts et mise en œuvre de gestion raisonnée selon les zones
Gestion des espaces-verts et fleurissement des villages (Concours Villages fleuris)
Entretien, aménagements des cimetières communaux
Suivi des Ruchers et vergers communaux
Inventaire du petit patrimoine communal, des chemins, sentiers de randonnées
Politique d’entretien et de préservation du petit patrimoine communal, des chemins, sentiers de randonnées
Lutte contre les frelons asiatiques et les espèces invasives
Trame Verte d’Aigondigné et programme de plantations annuelles d’arbres
Actions de valorisation du petit patrimoine communal
Animations pour la promotion de la biodiversité et de l’environnement et de la promotion du patrimoine :
Programmes Re-sources, fête du patrimoine, journée de l’eau, ateliers de jardinage au naturel, conférences…. en lien avec les associations du secteur
Organise les animations communales autour de la biodiversité : Un enfant / un arbre, fête des abeilles, actions de fleurissement des pieds de murs
Participe à la réflexion d’un marché de producteurs locaux et la création d’un potager communal
Guide des chemins de randonnées

.

8- Urbanisme, affaires foncières

Responsable de pôle : Eve LAGLEYZE
Adjoint aux Grands projets : Laurent AUDE
Adjoint chargé des relations avec le monde agricole : Pierre RIVAULT
Conseiller délégué à la gestion immobilière : Christian BAUMGARTEN
Directrice générale des services : Estelle LACAYRELLE
Présidente : Patricia ROUXEL, Maire

Mission : La commission urbanisme est en charge de l’aménagement et de développement urbain de la commune et de la préservation de l’environnement. Elle se prononce sur les projets d’envergure ou à enjeux environnementaux. Elle propose des solutions par révisions ou modifications du Plan Local d’Urbanisme. Elle définit les orientations d’aménagements dans le cadre du Plan Local d’Urbanisme Intercommunal. Elle propose des actions de réservations foncières et d’habitat. Elle statut également sur le renouvellement des baux ruraux.

Orientations :
Suivi du Plan Local d’Urbanisme Intercommunal et des questions relatives au SCOT
Plan de sauvegarde communal et du document d’information communal sur les risques majeurs,
Suivi des opérations relatives à l’urbanisme stratégique,
Révisions ou modifications du Plan Local d’Urbanisme,
Questions relatives au droit de préemption et orientations d’aménagement foncier local
Administration du droit des sols et suivi de la dynamique de développement de l’habitat
Orientations d’aménagements dans le cadre du Plan Local d’Urbanisme Intercommunal,
Actions de réservations foncières et politique locale de l’habitat,
Questions relatives aux baux ruraux et relations avec la SAFER
Relation avec l’Etablissement Public Foncier.

.

9- Grands projets

Responsable de pôle : Estelle LACAYRELLE
Responsable adjointe : EVE LAGLEYZE
Adjoint aux Grands projets : Laurent AUDE
Adjoint chargé des relations avec le monde agricole : Pierre RIVAULT
Conseiller délégué à la gestion immobilière : Christian BAUMGARTEN
Directrice générale des services : Estelle LACAYRELLE
Présidente : Patricia ROUXEL, Maire

Mission : La commission « Grands Projets » suit les projets structurants de la commune notamment la revitalisation du centre bourg de Mougon, la réhabilitation de bâtiments communaux en bâtiments administratifs dévolus au service public. Elle étudie de faisabilité pour la construction d’un équipement sportif polyvalent en lien avec la commission Vie associative ou toute autre opportunité (Maison locale de santé, pôle social et culturel…) en lien avec l’agence d’ingénierie ID79 ou les architectes désignés.
Elle intervient sur les programmes de travaux à fort enjeux environnementaux comme l’aménagement pour la protection du gouffre de Jadre, la construction d’une réserve de substitution dans le cadre du protocole d’accord pour une agriculture durable sur le territoire du bassin de la Sèvre niortaise, les projets l’implantation de panneaux photovoltaïques d’envergure…etc.

Orientations :
Suivi des travaux d’aménagement du Centre Bourg de Mougon
Programmation de réhabilitation de bâtiments communaux pour la création de la mairie principale, d’un pôle social et culturel
Etude d’une maison locale de santé
Etude pour la construction d’un gymnase ou pôle sportif polyvalent
Réflexion sur le patrimoine commercial et l’aménagement de la place de la Gasse
Suivi du programme d’aménagement foncier et du protocole d’accord sur le territoire de la Sèvre niortaise